Le poste de l'accueil est important et polyvalent. Il renvoie l'image de l'entreprise.
Il se décompose de plusieurs manières :
Accueil
- Accueil physique des personnes (renseignements basiques, proposition de boissons et de lecture, entre autre),
- Orientation ou annonce des visiteurs aux personnes des services concernés,
- Prise de rendez-vous sur les agendas (de manière physique ou téléphonique),
- Recherches diverses pour les services sur demande,
- Complément des carnets d'adresses pour les services ou pour l'entreprise en général;
Gestion de la communication
- Réception des appels et orientation de l'appelant vers le bon service,
- Enregistrement des appels entrants et sortants (pour le poste de l'accueil),
- Enregistrement des courriers et mails entrants pour tous les services et sortants pour le poste d'accueil,
- Dispatching des courriers et mails entrants dans les services concernés,
- Enregistrement des courriers postaux sortants, avec pesée et affranchissement avec machine postale en abonnement,
- Dépôt du courrier affranchi à La Poste,
- De manière mensuelle, gestion du solde dû à la poste, via le cahier d'affranchissement de tenu à jour quotidiennement.
Liste non exhaustive mais mise à jour régulièrement.
Elle se rapproche au plus près de la réalité des compétences.
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